如果團(tuán)隊(duì)成員已徹底投入進(jìn)研究工作，他們最終會(huì)像一個(gè)背著一大堆東西的獨(dú)行者，因此他們必須相互交流發(fā)現(xiàn)的東西，一起整理這些信息。有一些非常好的方法，可用來(lái)在團(tuán)隊(duì)內(nèi)交流信息，以贏得他人的注意和理解。
共同整理信息
當(dāng)你的團(tuán)隊(duì)碰頭交流所獲取的信息時(shí)，要慎重對(duì)待此事。你需要搞清楚為什么碰頭，需要使每人都保證到場(chǎng)并且清楚有效地闡述其找到的信息?？砂凑障惹氨硎龅姆椒▍R報(bào)各自所獲取的信息，如制作文件，精縮成印刷品，使信息易于閱讀。
這一點(diǎn)看似容易，但團(tuán)隊(duì)有時(shí)的確會(huì)忽視它，因而達(dá)不到交流信息的目的，要確保團(tuán)隊(duì)每個(gè)成員理解每一個(gè)人遞呈的信息。互通信息之后要留有反饋和提問(wèn)的時(shí)間，在不同的人負(fù)責(zé)不同部分的工作或特定的成員具有他人沒(méi)有的個(gè)人特長(zhǎng)的情況下，使所有隊(duì)員都理解信息資料這一點(diǎn)是很重要的。
有兩個(gè)原因使上述問(wèn)題顯得重要。第一，假如隊(duì)員有變化或有個(gè)人危機(jī)產(chǎn)生而不能繼續(xù)其工作，誰(shuí)能肯定將來(lái)發(fā)生的事呢？那么團(tuán)隊(duì)其他人把工作接過(guò)來(lái)繼續(xù)下去則容易得多。第二，信息不僅對(duì)完成目標(biāo)很重要，對(duì)團(tuán)隊(duì)樹(shù)立團(tuán)隊(duì)目標(biāo)和提高團(tuán)隊(duì)凝聚力也很關(guān)鍵。當(dāng)信息經(jīng)交流并被所有人理解后，團(tuán)隊(duì)的力量加強(qiáng)了，這是使團(tuán)隊(duì)成為最優(yōu)團(tuán)隊(duì)的方法之一。
做清楚的工作報(bào)告
向團(tuán)隊(duì)做匯報(bào)需要類似向一個(gè)班級(jí)或小組陳述信息這種技能，它意味著你得仔細(xì)組織材料，以一種令人感興趣的、直接的方式做陳述，而且要引證論據(jù)支持你的觀點(diǎn)使報(bào)告既清楚又可信。
如果聽(tīng)眾很多，有小部分人聽(tīng)不懂也許不要緊，但是，在一個(gè)團(tuán)隊(duì)里，所有隊(duì)員都需要充分理解所有信息以進(jìn)行分析，從中下結(jié)論，運(yùn)用信息來(lái)完成團(tuán)隊(duì)目標(biāo)，他們必須能一起討論這些信息，對(duì)信息的理解保持在“同一層次上”。
一個(gè)抓住人們的注意力，不使其游移的辦法為將信息展示出來(lái)使其可視化，這樣，人們?cè)诼?tīng)你陳述的同時(shí)還能看得見(jiàn)。現(xiàn)在我們來(lái)看一下展示信息這個(gè)方法中的一些一般規(guī)則以及一些具體技巧。
1.展示信息的規(guī)則
人的注意力很容易因更強(qiáng)烈的刺激因素而轉(zhuǎn)移，如果你能控制他們的聽(tīng)覺(jué)和視覺(jué)，他們就容易集中注意力，抵抗注意力分散。
視覺(jué)刺激的第二個(gè)好處在于每個(gè)人處理信息的方式不同，有些人聽(tīng)一次講座就行，另一些人得結(jié)合自己的經(jīng)歷，還有一些人要憑借視覺(jué)接觸的幫助。相對(duì)于從單一渠道中獲得信息，當(dāng)一個(gè)人接受許多種刺激時(shí)，有一種信息會(huì)留下特別深刻的印象。
用視覺(jué)接觸加口頭說(shuō)明的第三個(gè)原因是，人們可用一種在聽(tīng)和說(shuō)中不能進(jìn)行的方法來(lái)獲得特別的視覺(jué)刺激。當(dāng)資料展示在人們面前時(shí)，他們可以討論它們，用手指著它們，搞懂它們，這是一種更直接的共享性參與模式，單單使用口頭表達(dá)的形式則達(dá)不到此效果。
一個(gè)可憑借顯示設(shè)施進(jìn)行工作的團(tuán)體具有一項(xiàng)真正的優(yōu)勢(shì)，因?yàn)樗幸粋€(gè)大屏幕，把制作精良的圖表展示出來(lái)以便信息得到更好的說(shuō)明。當(dāng)隊(duì)員討論某個(gè)信息時(shí)，成員們可記筆記，做修改。若沒(méi)有這種電子奇物，你就得用傳統(tǒng)的黑板、告示板、活動(dòng)掛圖等。
視覺(jué)沒(méi)施只有在你操作得好時(shí)才能幫助你表達(dá)清楚你的意思。我們不是在說(shuō)你的視覺(jué)設(shè)施必須精妙絕倫，可是如果你在向你的上級(jí)組織做匯報(bào)，你一定想做得盡可能專業(yè)和完美。如果把信息反饋給你的團(tuán)隊(duì)則無(wú)需盡善盡美，只要做到良好就行了。要做到良好，視覺(jué)展示需遵循一些非常重要的規(guī)則：
- 去除不相關(guān)的信息；
- 使圖表文字大而易見(jiàn)；
- 使圖表、方案簡(jiǎn)短明了；
- 語(yǔ)言清晰易懂；
- 每一幕只看幾點(diǎn)(最多7點(diǎn))內(nèi)容；
- 用鮮明的對(duì)照或比較；
- 用數(shù)字來(lái)使信息無(wú)懈可擊；
- 為達(dá)到好效果，選擇最有效的方法。
2.展示信息的方法
在憑借視覺(jué)設(shè)施來(lái)報(bào)告信息這個(gè)問(wèn)題上，有一些特別有效的方法可讓你和團(tuán)隊(duì)成員一起進(jìn)行這方面的工作，這些方法有印刷文字、投影儀、或活動(dòng)掛圖。
事實(shí)和條件可用線型、柱型、矩陣圖來(lái)表示，這些東西不陌生，對(duì)每個(gè)人來(lái)說(shuō)都很容易看懂，因?yàn)樗鼈冏尶吹娜四軐?shí)實(shí)在在地看到數(shù)據(jù)，使信息生動(dòng)、清晰，容易被記住。不過(guò)請(qǐng)注意，視覺(jué)展示有時(shí)非常失真，例如，圖表比例扭曲，一根線稍稍往上或往下歪一點(diǎn)都會(huì)使事實(shí)失真。如果你要引用一個(gè)圖表，一定要注意它的精確性，如果你自己做圖表，要仔細(xì)核實(shí)，確保你給予團(tuán)隊(duì)的是準(zhǔn)確的信息。
線型圖展示的是兩個(gè)事物之間的相互作用關(guān)系，因此用來(lái)表示一段時(shí)間內(nèi)的趨勢(shì)或變化非常合適，例如，如果你那個(gè)自我管理的團(tuán)隊(duì)正在將工作任務(wù)安排到個(gè)人頭上，你可用線型圖來(lái)幫你決定每天需要多少人做事。
柱型圖是另一種簡(jiǎn)易的方法，可表現(xiàn)物物之間有何種關(guān)聯(lián)。你可以橫向或縱向地畫(huà)些柱來(lái)區(qū)分時(shí)間或類目，這種圖表在表現(xiàn)統(tǒng)計(jì)信息或一段時(shí)間內(nèi)的人口或其他變量中的趨勢(shì)和對(duì)比方面通常很有效。柱型圖出現(xiàn)在很多報(bào)告中，因?yàn)樗鼈兛缮鷦?dòng)地說(shuō)明在某時(shí)段內(nèi)或某情形下某事發(fā)生的頻率。
例如，如果你的團(tuán)隊(duì)在研究慈善機(jī)構(gòu)的籌資活動(dòng)，你就可用一個(gè)柱型圖來(lái)標(biāo)出一個(gè)四年時(shí)段內(nèi)每季度的捐款數(shù)據(jù)。
矩陣圖幫助人們看出事物之間的關(guān)系，記住具體細(xì)節(jié)。這類視圖用格子、塊來(lái)展示信息，它們對(duì)分析工作幫助極大。一個(gè)矩陣圖可以手繪或電腦制成，相互關(guān)連的變量被標(biāo)在標(biāo)上方及左邊一欄的格子里，再將與每個(gè)變量相關(guān)的信息填入各小格子里，這種可視方法顯現(xiàn)了事物之間共同的關(guān)系和相互作用。
展示信息的方法提供在此，它們可幫助團(tuán)隊(duì)隊(duì)員交流信息，在整個(gè)團(tuán)隊(duì)工作的進(jìn)程中，它們都會(huì)很有用。任何時(shí)候隊(duì)員們有點(diǎn)子時(shí)，可用活動(dòng)掛圖、黑板、投影儀，如果團(tuán)隊(duì)很小，可用大家都能看的本子，這樣你可以參考某個(gè)問(wèn)題，或看一下所有想法之間的關(guān)系，這樣的方法便于讓每個(gè)人都投入并集中于所討論的問(wèn)題，還便于回顧想法。