一般情況下，員工們心中都存有這樣的疑問，到底自己工作得怎么樣呢？這就需要管理者及時地對他們的工作做出反饋。根據(jù)霍桑原理，對員工的工作行為反饋得越多，你提供的建議和意見越詳盡，他們就會認(rèn)為自己越受關(guān)注。員工也就有做好各項工作的強(qiáng)大動力。因此我們可以說，信息反饋是自主地指導(dǎo)人們改進(jìn)工作和行為的有效方法。
字典中“反饋”的定義為：對于機(jī)器、系統(tǒng)、程序等的表現(xiàn)的信息傳遞。這是普遍意義上的反饋。
管理學(xué)教授萊恩特·比特更進(jìn)一步地將信息反饋解釋為：“把工作表現(xiàn)的情況傳遞給個人或引起這個成績的行為，以使它做出正確地改正或是更進(jìn)一步的努力。
這兩種解釋都在說明一種改進(jìn)的方法。一種認(rèn)為是心理上的因素決定的，即“總的來說，人們都想知道他們做的怎么樣，不僅僅是因為要激勵自己更加努力而且更是滿足自己的成就感”，另一種觀點則認(rèn)為反饋是一種調(diào)節(jié)機(jī)制，使之自我完善和發(fā)展，有些人得到反饋自信之后，就會自動調(diào)節(jié)其行為以使效果達(dá)到更好。
反饋信息對提高任何一種工作的成績都較有意義。一臺自動設(shè)備如果不能按照期望的結(jié)果做出標(biāo)準(zhǔn)的信息反饋，那么就肯定不是一臺完善的機(jī)器。反饋可以在有限范圍內(nèi)使機(jī)器設(shè)備進(jìn)行自我調(diào)節(jié)。
除了自動化設(shè)備的信息反饋，人們自己也需要信息反饋指導(dǎo)自己的行為?？偛谩⑹紫瘓?zhí)行官們和他人一樣同樣需要信息反饋。
以下這些建議可以確保反饋信息的有效性。
- 原信息與反饋信息間的相近性。舉例來說，如果一項工作完成后立即進(jìn)行檢查，那么檢查者會提出更多的意見指導(dǎo)工作，他們會了解錯誤出現(xiàn)的原因以及改進(jìn)的最好方法，這樣效果會比很久后才進(jìn)行檢查要好得多。
- 即時性。馬薩諸塞大學(xué)的教授多納德說：“工作進(jìn)行與反饋間的時間越短、對改進(jìn)工作越有幫助，一方面，人們?nèi)菀子浀霉ぷ魅蝿?wù)，也方便改進(jìn)。另一方面，迅速的反饋也表明了工作的重要性和你對他們工作的重視程度。
- 反饋意見要明確。“我猜它也不錯”這樣的意見不是很好。要使反饋意見明確、具體并能更多提及細(xì)節(jié)，比如說：“這個報告很好，但是它的引言部分太長，而且沒有注明小標(biāo)題，會使段落內(nèi)容缺乏清晰度，總結(jié)部分寫得非常精彩”這樣的意見相信會收效甚多。
- 意見的權(quán)威性。通常情況下，反饋意見來源于組織內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)者，但組織內(nèi)部也會出現(xiàn)不同聲音，有批評、有建議。但是要注意，不一定所有的建議對你都有指導(dǎo)作用，因而還是盡量聽取領(lǐng)導(dǎo)者的反饋意見。