在哪里開會
傳統(tǒng)的方法是讓下屬去老板的辦公室——既是出于對老板地位的尊重，又可以為老板節(jié)約時間?；萜蘸推渌恍┕靖淖兞诉@種做法，采取了走動式管理(MBWA)的技術(shù)。
去別人的辦公室會有一些好處。比起別人呆在你的辦公場所，在別人的辦公室你可以比較自由地離開，從而能控制自己的時間。即使有人在你的辦公室或辦公場所，你仍然可以通過對會面進(jìn)行總結(jié)或離開你的辦公場所的辦法來控制會面時間以及讓對方離開。
正式會議
作為成功的正式會議，需要向與會人員征求議事項目，提前將會議議程分發(fā)給個人，并宣布會議開始和結(jié)束時間。如果開會只是為了例行公事，而沒有會議議程需要討論，這就是在浪費時間。
會議提供給大家非常重要的參與機(jī)會。要控制發(fā)言冗長的參與者，也要讓沉默寡言的人盡量多發(fā)言，力爭平衡大家的參與機(jī)會。
除非你明白你的時間的價值和如何衡量你所做事情的時間成本，否則你就無法做出正確的決定，或正確估計出在特定情況下應(yīng)該采取什么行動。不少人花費價值50美元的時間用于價值1美元的工作上。下表按每年244個8小時工作日(一周5個工作日，扣除假期和節(jié)假日)舉例說明按鐘點汁算出來的時間價值。
表：你的時間價值
表中顯示的是以年收入為基礎(chǔ)的全天大概的平均值。你還需要決定你所從事的每項活動中，哪些需要優(yōu)先處理。有的事情較之其他事情更重要、收益更大。
使會議卓有成效的一些規(guī)則
會議的準(zhǔn)備工作
- 將參加者的人數(shù)限制在那些需要對大家面臨的議題做決定的人的范圍里。
- 合理安排會議進(jìn)程：(1)根據(jù)每個議題的重要程度來分配時間；(2)將會議安排在正常停止工作之前，比如午餐前。
- 自己在心里確定會議的具體目的。
- 提前制定并分發(fā)會議議程。
開會
- 按時開始，不要等遲到的人。
- 從會議議程上最重要的項目開始，然后緊扣會議議程，除非緊急事件，否測不得打斷。
- 小心處理潛藏的議程和與會者的社會感情需要。
- 總結(jié)會議進(jìn)程，重述商議結(jié)果，確定大家意見一致。
- 為下次會議進(jìn)行具體的任務(wù)分配。
- 按時結(jié)束會議，讓與會者能夠有效地安排自己的時間。
后續(xù)工作
- 分發(fā)會議記錄和總結(jié)。
- 將團(tuán)體的決定向團(tuán)體成員傳達(dá)，是尤其重要的。